Tietosuojaseloste asiakkaille

Viimeksi päivitetty 01.4.2020

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Oulun Energia käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja. Lisäksi kerromme tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyllä tarkoitetaan asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita. Luethan Tietosuojaselosteen huolellisesti etukäteen.

REKISTERINPITÄJÄ

Tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat Oulun Energia Oy, Oulun Energia Siirto ja Jakelu Oy, Oulun Energia Urakointi Oy ja Turveruukki Oy (jäljempänä "Oulun Energia", "rekisterinpitäjä"). Oulun Energia on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Oulun Energiassa asiakastietoja voi käsitellä yksi tai useampi Oulun Energia -konserniin kuuluva rekisterinpitäjä, joista jokainen on itsenäisesti vastuussa henkilötietojen käsittelystä omiin tarkoituksiinsa. Näitä tarkoituksia voivat olla esimerkiksi sähkön tai lämmön toimitus asiakkaalle asiakkaan tekemän sopimuksen perusteella. Rekisterinpitäjänä toimiva yhtiö määräytyy sen perusteella, minkä Oulun Energian yhtiön kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden toimittamisesta. Jos et ole varma tai haluat tarkistaa, minkä Oulun Energia -konserniyhtiön asiakas olet, voit olla yhteydessä asiakaspalveluun Pohjoista voimaa -asiakaspalvelu, osm@pohjoistavoimaa.fi, p.08 55843100.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Oulun Energia Oy, y-tunnus: 0989376-5, PL 116, 90101 Oulu
Oulun Energia Siirto ja Jakelu Oy, y-tunnus: 2080002-1, PL 116, 90101 Oulu
Oulun Energia Urakointi Oy, y-tunnus: 2355475-1, PL 116, 90101 Oulu
Turveruukki Oy, y-tunnus: 0210307-0, PL 116, 90101 Oulu

Keneen voin olla yhteydessä tietosuoja-asioihin liittyen?

Oulun Energian tietosuojavastaava / Taija Orajärvi
Osoite: PL 116, 90101 Oulu
Sähköposti: tietosuojavastaava@oulunenergia.fi

MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME?

Keräämme asiakkaitamme koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään tarjouspyyntöjen, sopimusten, tilausten ja muiden asiakkaan yhteydenottojen yhteydessä. Rekisterinpitäjä voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja asiakkaistaan myös muista lähteistä, kuten asiakkaan kohteisiin asennetuista energiamittareista, väestötietojärjestelmästä tai Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. arvontojen, tapahtumien yhteydessä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin.

Asiakkaistamme kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

  •  perustiedot, kuten nimi, ikä, syntymävuosi/henkilötunnus;
  •  yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, IP-osoite
  •  yhteydenotot asiakaspalveluun, kuten asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliset asiakaspuhelut. Oulun Energialla on myös nauhoittava kameravalvonta asiakaspalvelupisteessään osoitteessa Kasarmintie 6, 90101 Oulu;
  •  asiakkaan tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten energian käyttökohteen tiedot, käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot sekä energian kulutustiedot;
  •  laskutusta varten tarvittavat tiedot;
  •  asiakkaan luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa; sekä
  • suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot.
  • evästeiden kautta kerättävät tiedot

MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI JA MIHIN NIITÄ KÄYTÄMME?

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

1. Asiakassuhteen hoitaminen sekä tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme asiakkaillemme heidän tilaamiaan tuotteita ja palveluja, kuten sähkön siirron ja kaukolämmön sopimuksia. Asiakassuhteen hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään myös laskutukseen ja asiakasviestintään. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin sopimukseen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä.

2. Markkinointi

Voimme lähettää asiakkaillemme myös ajantasaista tietoa uusista tuotteistamme ja palveluistamme, kysyäksemme palautetta sekä tarjotaksemme muuta ajantasaista tietoa Oulun Energian toiminnasta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme tarjota asiakkaillemme ajantasaista tietoa Oulun Energian toiminnasta sekä markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme asiakkaillemme. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus kieltäytyä markkinointiviestinnästä.

Silloin kun lähestymme potentiaalisia asiakkaita sähköisellä suoramarkkinoinnilla, henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, joka asiakkaan on milloin tahansa mahdollista kieltää. Suostumus kysytään kuluttajilta, mutta yritysasiakkaille markkinointiin ei vaadita erillistä suostumusta.

3. Tuote- ja palvelukehitys

Käsittelemme henkilötietoja rajoitetussa määrin myös palveluidemme parantamiseksi sekä uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kerätä riittävää ja olennaista tietoa toimintamme kehittämiseksi ja parantamiseksi.

4. Turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja (mm. kameravalvonnan nauhoitteet) asiakaspalvelutilojemme turvallisuuden varmistamiseksi estääksemme asiattoman pääsyn toimitiloihimme, väärinkäytösten selvittämiseksi sekä lisätäksemme henkilökuntamme turvallisuutta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme varmistaa toimitilojemme ja henkilöstömme turvallisuus sekä henkilökuntamme häiriötön työskentely.

Kun käsittelyn laillisuuden perusteena on yllä mainituissa kohdissa 2–4 oikeutettu etu, Oulun Energia on tehnyt henkilötietojen käsittelystä arvion niin sanotulla tasopainotestillä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu Oulun Energian oikeutettuun etuun. Saat tästä halutessasi lisätietoja tietosuojavastaavalta, jonka yhteystiedot löydät tämän Tietosuojaselosteen alusta.

KENELLE SIIRRÄMME TAI LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?

Voimme siirtää ja luovuttaa asiakkaidemme henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

  •  lainsäädännön tai sopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
  •  luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille (mm. ulkoistettu asiakaspalvelu), jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka siirrämme heille;
  •  Oulun Energia -konsernin sisällä;
  •  jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
  •  kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin

SIIRRÄMMEKÖ TIETOJASI EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE?

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin kun luotettu palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Esimerkiksi: asiakaspalvelumme toteuttamiseen osallistuva palveluntarjoajamme voi siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun tuottamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu Euroopan komission mallisopimuslausekkeita käyttämällä.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tyypillisesti säilytämme henkilötietojasi vähintään asiakassuhteesi keston ajan.

Sopimukseen perustuvien asiakastietojen säilytysaika on kymmenen (10) vuotta.

Potentiaalisten asiakkaiden osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään kunnes asiakas peruu suostumuksen.

Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Esimerkiksi kirjanpitolaki (1336/1997) edellyttää meitä säilyttämään joitakin henkilötietoja osana laskutusaineistoa kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

MILLAISIA OIKEUKSIA SINULLA ON?

Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Tarkastuspyyntö toimitetaan osoitteeseen tietosuojavastaava@oulunenergia.fi tai voit vaihtoehtoisesti esittää pyynnön suoraan asiakaspalvelussa.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Suoramarkkinointikiellon voi tehdä suoraan asiakaspalveluun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä asiakaspalveluun.

Mikäli olet uutiskirjeen tilaaja, voit peruuttaa tilauksen täällä https://www.oulunenergia.fi/tilaa-uutiskirje jolloin et vastaanota enää sähköpostimarkkinointia.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu.

Voit lähettää yllä mainitut pyynnöt tietosuojavastaavallemme osoitteeseen: tietosuojavastaava@oulunenergia.fi.

Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

MITEN SUOJAAMME TIETOJASI?

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Rajoitamme esimerkiksi pääsyä tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.

ASIOINTIA KOSKEVIEN TIETOJEN KERÄÄMINEN (EVÄSTEET)

Evästeet (cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Hyödynnämme evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Käyttämämme evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmäämme (Liana CEM), Google Analyticsiin sekä käyttämiimme sosiaalisen median kanaviin eli LinkedIniin, Youtubeen, Twitteriin ja Facebook-yhtiöiden palveluihin. Nämä ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Hyödynnämme evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Pääsy tässä mainittuihin evästeisiin ja niillä kerättyihin tietoihin on Oulun Energian lisäksi tässä kappaleessa mainituilla muilla yhtiöillä sekä luotetuilla kumppaneillamme, jotka käsittelevät evästetietoja Oulun Energian lukuun.

Oulun Energia ja muut tässä mainitut osapuolet tunnistavat kerättävistä tiedoista yksittäisen henkilön, mikäli henkilö on jättänyt yhteystietonsa verkkosivujen kautta sähköistä suoramarkkinointia varten. Esimerkkitilanne: uutiskirjeen tilaus verkkosivujen kautta, jolloin evästetietoja käytetään kohdennettuun markkinointiin.

Muissa tilanteissa Oulun Energia ja muut tässä mainitut osapuolet eivät tunnista kerättävistä tiedoista yksittäistä henkilöä: emme tunnista käyttäjää pelkkien evästeiden perusteella, emmekä yhdistä palveluiden seurantatietoja muihin tietoihin.

Tässä evästeselosteessa mainitut evästeet ovat kestoltaan joko istuntokohtaisia (JavaScript) tai pysyviä (Google Analytics eväste). Istuntokohtaiset evästeet poistuvat aina suljettuasi verkkoselaimen. Pysyvät evästeet säilyvät laitteellasi siihen saakka, kunnes poistat ne tai ne vanhentuvat. Säilytämme pysyvien evästeiden avulla keräämiämme tietoja korkeintaan kaksi vuotta.

Voit estää evästeiden ja niihin rinnastettavien tunnistustapojen käytön selaimen asetuksista. Tällöin sivusto ei välttämättä ole käytettävissä samalla lailla kuin evästeiden käytön sallien.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos henkilötietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia, lisäämme tiedon asiasta www-sivuillemme.

YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötiedoista, jotka koskevat sinua, voit olla yhteydessä yhteyshenkilöömme sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@oulunenergia.fi