Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty 26.6.2018

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Oulun Energia käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja. Lisäksi kerromme tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyllä tarkoitetaan asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita. Luethan Tietosuojaselosteen huolellisesti etukäteen.

REKISTERINPITÄJÄ

Tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat Oulun Energia Oy, Oulun Energia Siirto ja Jakelu Oy, Oulun Sähkönmyynti Oy, Oulun Energia Urakointi Oy ja Turveruukki Oy (jäljempänä "Oulun Energia", "rekisterinpitäjä"). Oulun Energia on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Oulun Energiassa asiakastietoja voi käsitellä yksi tai useampi Oulun Energia -konserniin kuuluva rekisterinpitäjä, joista jokainen on itsenäisesti vastuussa henkilötietojen käsittelystä omiin tarkoituksiinsa. Näitä tarkoituksia voivat olla esimerkiksi sähkön tai lämmön toimitus asiakkaalle asiakkaan tekemän sopimuksen perusteella. Rekisterinpitäjänä toimiva yhtiö määräytyy sen perusteella, minkä Oulun Energian yhtiön kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden toimittamisesta. Jos et ole varma tai haluat tarkistaa, minkä Oulun Energia -konserniyhtiön asiakas olet, voit olla yhteydessä asiakaspalveluun: Pohjoista voimaa asiakaspalvelu, osm@pohjoistavoimaa.fi, p.08 55843100.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Oulun Energia Oy, y-tunnus: 0989376-5, PL 116, 90101 Oulu
Oulun Energia Siirto ja Jakelu Oy, y-tunnus: 2080002-1, PL 116, 90101 Oulu
Oulun Sähkönmyynti Oy, y-tunnus: 1703296-5, PL 116, 90101 Oulu
Oulun Energia Urakointi Oy, y-tunnus: 2355475-1, PL 116, 90101 Oulu
Turveruukki Oy, y-tunnus: 0210307-0, PL 116, 90101 Oulu

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö:

Oulun Energian tietosuojavastaava
Osoite: PL 116, 90101 Oulu
Sähköposti: tietosuojavastaava@oulunenergia.fi

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme asiakkaitamme koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään tarjouspyyntöjen, sopimusten, tilausten ja muiden asiakkaan yhteydenottojen yhteydessä. Rekisterinpitäjä voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja asiakkaistaan myös muista lähteistä, kuten asiakkaan kohteisiin asennetuista energiamittareista, väestötietojärjestelmästä tai Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. arvontojen, tapahtumien yhteydessä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin.

Asiakkaistamme kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

  •  perustiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli, syntymävuosi/henkilötunnus;
  •  yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
  •  yhteydenotot asiakaspalveluun, kuten asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliset asiakaspuhelut. Oulun Energialla on myös nauhoittava kameravalvonta asiakaspalvelupisteessään osoitteessa Kasarmintie 6, 90101 Oulu;
  •  asiakkaan tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten energian käyttökohteen tiedot, käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot sekä energian kulutustiedot;
  •  laskutusta varten tarvittavat tiedot;
  •  asiakkaan luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa; sekä
  •  suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot.

Oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

1. Asiakassuhteen hoitaminen sekä tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme asiakkaillemme heidän tilaamiaan tuotteita ja palveluja, kuten sähkön siirto- ja myyntisopimuksia. Asiakassuhteen hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään myös laskutukseen ja asiakasviestintään. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin sopimukseen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä.

1.1. Automaattinen päätöksenteko

Oulun Energia tarkistaa sähkösopimusta hakevien henkilöiden luottotiedot Suomen Asiakastiedon rekisteristä ennen sähkösopimuksen tekemistä. Luottotietojen tarkistaminen perustuu Oulun Energian sähkönmyyntiehtoihin (SME 2014), jotka ovat osa asiakkaan ja Oulun Sähkönmyynti Oy:n välistä sähkösopimusta. Luottotietoja käytetään sähkösopimuksen myöntämiseen liittyvässä päätöksenteossa. Luottotietoja käsitellään luottotietolain (2007/527) mukaisesti.

Yllä kuvattuun luottotietojen käsittelyyn liittyy myös automaattista päätöksentekoa, joka on välttämätöntä sähkösopimuksen tekemistä varten. Jos sähkösopimusta hakevan henkilön luottotietojen tarkistuksen aikana ilmenee, että hakijalla on maksuhäiriö tai maksuhäiriöitä tai vakava maksuhäiriö tai maksuhäiriöitä, eikä hakija ole Oulun Energian sähkömarkkinalain (588/2013) mukaisella toimitusvelvollisuusalueella, hakijan sähkösopimus hylätään automaattisesti. Hakijalla on oikeus vaatia ihmisen osallistumista tietojen käsittelemiseen, oikeus esittää kantansa päätöksestä sekä oikeus riitauttaa automaattisen päätöksenteon perusteella tehty päätös.

2. Markkinointi

Voimme lähettää asiakkaillemme myös ajantasaista tietoa uusista tuotteistamme ja palveluistamme, kysyäksemme palautetta sekä tarjotaksemme muuta ajantasaista tietoa Oulun Energian toiminnasta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme tarjota asiakkaillemme ajantasaista tietoa Oulun Energian toiminnasta sekä markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme asiakkaillemme. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus kieltäytyä markkinointiviestinnästä.

3. Tuote- ja palvelukehitys

Käsittelemme henkilötietoja rajoitetussa määrin myös palveluidemme parantamiseksi sekä uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kerätä riittävää ja olennaista tietoa toimintamme kehittämiseksi ja parantamiseksi.

4. Turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja (mm. kameravalvonnan nauhoitteet) asiakaspalvelutilojemme turvallisuuden varmistamiseksi estääksemme asiattoman pääsyn toimitiloihimme, väärinkäytösten selvittämiseksi sekä lisätäksemme henkilökuntamme turvallisuutta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme varmistaa toimitilojemme ja henkilöstömme turvallisuus sekä henkilökuntamme häiriötön työskentely.

Kun käsittelyn laillisuuden perusteena on yllä mainituissa kohdissa 2–4 oikeutettu etu, Oulun Energia on tehnyt henkilötietojen käsittelystä arvion niin sanotulla tasopainotestillä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu Oulun Energian oikeutettuun etuun. Saat tästä halutessasi lisätietoja tietosuojavastaavalta, jonka yhteystiedot löydät tämän Tietosuojaselosteen alusta.

TIETOJEN SIIRTÄMINEN JA LUOVUTTAMINEN

Voimme siirtää ja luovuttaa asiakkaidemme henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

  •  lainsäädännön tai sopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
  •  luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille (mm. ulkoistettu asiakaspalvelu), jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka siirrämme heille;
  •  Oulun Energia -konsernin sisällä;
  •  jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
  •  kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

TIETOJEN SIIRTÄMINEN EU/ETA:N ULKOPUOLELLE

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin kun luotettu palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Esimerkiksi: asiakaspalvelumme toteuttamiseen osallistuva palveluntarjoajamme voi siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun tuottamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu Euroopan komission mallisopimuslausekkeita käyttämällä.

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tyypillisesti säilytämme henkilötietojasi vähintään asiakassuhteesi keston ajan.

Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Esimerkiksi kirjanpitolaki (1336/1997) edellyttää meitä säilyttämään joitakin henkilötietoja osana laskutusaineistoa kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

OIKEUTESI

Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:

  •  Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
  •  Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
  •  Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
  •  Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu
     

Voit lähettää yllä mainitut pyynnöt tietosuojavastaavallemme osoitteeseen: tietosuojavastaava@oulunenergia.fi

TIETOJEN SUOJAAMINEN

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Rajoitamme esimerkiksi pääsyä tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta www-sivuillemme, josta löydät myös uusimman version Tietosuojaselosteesta.

YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötiedoista, jotka koskevat sinua, voit olla yhteydessä yhteyshenkilöömme sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@oulunenergia.fi.