Tietosuojaseloste sidosryhmille

Viimeksi päivitetty 1.4.2020

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Oulun Energia-konserni käsittelee sidosryhmiensä henkilötietoja. Sidosryhmiä ovat Oulun Energia-konsernin yhteistyökumppanit, toimittajat, viranomaiset tai etujärjestöt sekä heidän yhteyshenkilöt ("sidosryhmät").

1. REKISTERINPITÄJÄ

Tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä toi toimivat Oulun Energia Oy, Oulun Energia Siirto ja Jakelu Oy, Oulun Energia Urakointi Oy ja Turveruukki Oy (jäljempänä yksin "konserniyhtiö" tai "rekisterinpitäjä" ja kaikki yhdessä "Oulun Energia").

Oulun Energiassa sidosryhmätietoja voi käsitellä yksi tai useampi konserniyhtiö, joista jokainen on itsenäisesti vastuussa henkilötietojen käsittelystä omiin tarkoituksiinsa. Kukin konserniyhtiö vastaa itsenäisesti rekisterinpitäjänä siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

  • Oulun Energia Oy, y-tunnus: 0989376-5, PL 116, 90101 Oulu
  • Oulun Energia Siirto ja Jakelu Oy, y-tunnus: 2080002-1, PL 116, 90101 Oulu
  • Oulun Energia Urakointi Oy, y-tunnus: 2355475-1, PL 116, 90101 Oulu
  • Turveruukki Oy, y-tunnus: 0210307-0, PL 116, 90101 Oulu

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö:
Oulun Energian tietosuojavastaava/ Taija Orajärvi
Osoite: PL 116, 90101 Oulu
Sähköposti: tietosuojavastaava@oulunenergia.fi

2. MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME?

Sidosryhmistä kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

  • perustiedot, kuten nimi, titteli, ammattinimike, asema tai tehtävä yrityksessä, yrityksen nimi;
  • yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
  • yhteistyöhön liittyvät tiedot, kuten projekti, hanke tai asiakkuus;
  • järjestelmien käyttöön liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnukset tietojärjestelmiin;
  • valvontakameran kuvatallenne (mikäli sidosryhmät asioivat toimipisteessä), Oulun Energialla on nauhoittava kameravalvonta asiakaspalvelupisteessään osoitteessa Kasarmintie 6, 90101 Oulu;
  • evästeiden kautta kerättävät tiedot

3. MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI JA MIHIN NIITÄ KÄYTÄMME?

Voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

  1. Sopimuksen mukaisen yhteistyön hoitaminen

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän liiketoimintaan liittyvän yhteistyön järjestämiseksi ja hoitamiseksi, kuten rekisterinpitäjän ja sidosryhmän väliseen viestintään, yhteistyön järjestämiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Kun osapuolten välillä on laadittu sopimus yhteistyöstä (esim. yhteistyösopimus tai alihankintasopimus) käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja sidosryhmän väliseen sopimukseen.

  1. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisterinpitäjä toimii yhteistyössä useiden sidosryhmien kanssa, kuten viranomaisten (esim. Energiavirasto), etujärjestöjen (esim. Energiateollisuus) ja muiden yritysten kanssa, esimerkiksi energia-alan kehitykseen liittyen. Kaikki yhteistyö ei kuitenkaan välttämättä perustu sopimussuhteeseen vaan yleisesti hyvien yhteistyösuhteiden ylläpitämiseen energia-alalla. Yhteistyö voi sisältää esimerkiksi viestintää ja tilaisuuksien järjestämistä. Tältä osin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ylläpitää tarkoituksenmukaisia yhteistyösuhteita energia-alan sidosryhmiin.

  1. Lainsäädännön perusteella

Henkilötietoja voidaan kerätä ja käsitellä myös lainsäädännön perusteella, mikäli rekisterinpitäjään soveltuva lainsäädäntö edellyttää sitä, esimeriksi kirjanpitoa varten.

4. KENELLE SIIRRÄMME TAI LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?

Voimme siirtää ja luovuttaa asiakkaidemme henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

  • lainsäädännön tai sopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
  • luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka siirrämme heille;
  • Oulun Energia -konsernin sisällä, mikäli se on tarkoituksenmukaista yhteistyön järjestämiseksi sidosryhmän kanssa;
  • jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
  • kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

5. SIIRRÄMMEKÖ TIETOJASI EU:N TAI ETA-MAIDEN ULKOPUOLELLE?

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin kun luotettu palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME TIETOJASI?

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti sopimussuhteen tai hankkeen ajan ja tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot. Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen yhteistyön toteuttamiseksi, esimerkiksi yhteyshenkilön vaihtuessa vanhat tiedot poistetaan ja korvataan uuden yhteyshenkilön yhteystiedoilla.

7. MILLAISIA OIKEUKSIA SINULLA ON?

Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin:

  • Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Tarkastuspyyntö toimitetaan osoitteeseen tietosuojavastaava@oulunenergia.fi;

Oikeus kieltää suoramarkkinointi:

  • Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

  • Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

  • Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu: http://www.tietosuoja.fi/fi/ Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu;

Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

8. MITEN SUOJAAMME TIETOJA

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Rajoitamme esimerkiksi pääsyä tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.

9. MITEN KÄYTÄMME EVÄSTEITÄ

Evästeet (cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Hyödynnämme evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Lisäksi käyttämämme evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmäämme (Liana CEM), Google Analyticsiin sekä käyttämiimme sosiaalisen median kanaviin eli LinkedIniin, Youtubeen, Twitteriin ja Facebook-yhtiöiden palveluihin. Nämä ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Hyödynnämme näitä evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Pääsy tässä mainittuihin evästeisiin ja niillä kerättyihin tietoihin on Oulun Energian lisäksi tässä kappaleessa mainituilla muilla yhtiöillä sekä luotetuilla kumppaneillamme, jotka käsittelevät evästetietoja Oulun Energian lukuun.

Oulun Energia ja muut tässä mainitut osapuolet tunnistavat kerättävistä tiedoista yksittäisen henkilön, mikäli henkilö on jättänyt yhteystietonsa verkkosivujen kautta sähköistä suoramarkkinointia varten. Esimerkkitilanne: uutiskirjeen tilaus verkkosivujen kautta, jolloin evästetietoja käytetään kohdennettuun markkinointiin.

Muissa tilanteissa Oulun Energia ja muut tässä mainitut osapuolet eivät tunnista kerättävistä tiedoista yksittäistä henkilöä: emme tunnista käyttäjää pelkkien evästeiden perusteella, emmekä yhdistä palveluiden seurantatietoja muihin tietoihin.

Tässä evästeselosteessa mainitut evästeet ovat kestoltaan joko istuntokohtaisia (JavaScript) tai pysyviä (Google Analytics eväste). Istuntokohtaiset evästeet poistuvat aina suljettuasi verkkoselaimen. Pysyvät evästeet säilyvät laitteellasi siihen saakka, kunnes poistat ne tai ne vanhentuvat. Säilytämme pysyvien evästeiden avulla keräämiämme tietoja korkeintaan kaksi vuotta.

Voit estää evästeiden ja niihin rinnastettavien tunnistustapojen käytön selaimensa asetuksista. Tällöin sivusto ei välttämättä ole käytettävissä samalla lailla kuin evästeiden käytön sallien.

10. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta www-sivuillemme, josta löydät myös uusimman version Tietosuojaselosteesta.

11. YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötiedoista, jotka koskevat sinua, voit olla yhteydessä yhteyshenkilöömme sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@oulunenergia.fi